Wie ist ein Aktenplan aufgebaut?

Wie ist ein Aktenplan aufgebaut?

Das Aktenverzeichnis enthält alle für das Ordnen, Bereitstellen und Aussondern notwendigen Angaben: – Betreffseinheit des Aktenplans sowie ggf. abgeleitete Betreffseinheit – aktenführende Stelle – Aktenzeichen – Inhaltsangabe – (bei Papierakten) Band-Nummer – Laufzeit – Hinweise, z.B. auf verwandte Akten.

Wie funktioniert elektronische Akte?

Eine elektronische Akte – auch E-Akte genannt – ist das digitale Pendant einer Papierakte. In dieser werden Dokumente bzw. Transparenz: Für abteilungsinterne Prozesse werden Kopien und aktuelle Fassungen von Dokumenten erstellt, die nicht immer in der aktuellsten (Entwurfs-)Fassung auch Bestandteil der Akte sind.

Was ist Aktenrelevant?

Aktenrelevant sind alle Dokumente, die Auskunft geben über: Den Entstehungsprozess (Warum wird eine Sache bearbeitet?)

Welche Aktenpläne gibt es?

Die Aktenpläne der deutschen Bundesbehörden sind meist in:

• Hauptgruppen oder Obergruppen (z. B. S für Bundes- und Landessteuern, P für Personal.
• Gruppen (z. B. S 0 Abgabenordnung 1977; Steuerberatungsrecht)
• Mittelgruppen (z. B. S 01 Einleitende Vorschriften; Steuerschuldrecht)
• Untergruppen (z. B.

Was ist ein Aktenplan einfach erklärt?

Ein Aktenplan (auch bezeichnet als „Registraturplan“, „Archivplan“, „Strukturplan“, „Ordnerplan“ oder „File Plan“) ist ein Instrument zur systematischen Ordnung und fortlaufenden Verwaltung des gesamten Schriftgutes eines Unternehmens (Akten, Dokumente und Daten).

Wann ist ein Aktenplan sinnvoll?

Ein Aktenplan ist außerdem vor allem dann sinnvoll, wenn es viele unterschiedliche Arten von Dokumenten gibt, wenn die Dokumente nach mehreren Kriterien abgelegt werden können oder wenn häufig nach Dokumenten gesucht wird. Auch deshalb scheiden sich bei dem Thema Aktenplan in der Praxis die Geister.

Was gehört in die eAkte?

Im Gegensatz zu physischen Akten sind diese digital. Denn die E-Akte verbindet Daten, Dokumente und Prozesse mit entsprechenden Funktionen, damit Mitarbeiter handlungsfähig sind. Das können beispielsweise Personalakten, Kundenakten, Lieferantenakten, Projektakten, Vorgangsakten oder Maschinenakten sein.

Wie funktioniert die ePA App?

Mit dieser App können die Patientinnen und Patienten ihre ePA mit Dokumenten, Arztbriefen, Befunden etc. befüllen. Dokumente, die den Versicherten nicht digitalisiert vorliegen, können mit dem Handy oder Tablet eingescannt und dann in der ePA abgelegt werden.

Was ist elektronische Aktenführung?

Im Prinzip ist die elektronische Aktenführung in der Verwaltung eine digitale Datensammlung, die sich oft nach dem Vorbild herkömmlicher, papierbasierter Akten orientiert. Dabei folgt die Struktur der eAkte zumeist der physischen.

Was ist vis Programm?

Das integrierte Büromanagementsystem VIS ist ein sich nahtlos in Microsoft Word integrierendes System mit Adressverwaltung, Kontaktmanagement und Dokumentenverwaltung mit besonderem Schwerpunkt auf den Bedürfnissen von Berufs- und Interessenverbänden.

Was ist ein Rahmenaktenplan?

Der Rahmenaktenplan gibt ressortübergreifend die oberste Ebene der Aktenpläne, die sogenannte Hauptgruppe, für die Ministerien vor. Diese Hauptgruppen bilden die zentralen Politikfelder ab.

Warum Aktenplan?

Ein Aktenplan sorgt für Übersichtlichkeit und Transparenz im digitalen Aktenschrank. Darüber hinaus wird geregelt, welche Dokumente welchen Akten zuzuordnen sind. Der Aktenplan repräsentiert ein Instrumentarium zur systematischen Einteilung des gesamten Schriftgutes (Akten, Dokumente, Belege etc.)

Wie wird die Aktenablage durchgeführt?

Schon bei der Ablage werden sämtliche Originale von Urteilen, Titeln, aber auch Verträgen dem Mandanten zurückgegeben. Die Übergabe sollte quittiert erfolgen. Die Aktenablage wird immer nach Jahr und Monat eingerichtet und so auch im Programm eingetragen.

Welche Optionen gibt es für persönliche Aktenordner?

Bei persönlichen Aktenordnern hingegen kann ruhig das System genutzt werden, welches für einen selbst praktisch ist. Letztendlich gibt es überwiegend zwei Optionen: Die alphabetische Sortierung von Aktenordnern allgemein ist selten hilfreich.

Wann sollte die Aktenablage quittiert werden?

Die Übergabe sollte quittiert erfolgen. Die Aktenablage wird immer nach Jahr und Monat eingerichtet und so auch im Programm eingetragen. Das hilft, falls doch noch eine alte Akte aus dem Keller gesucht werden muss. Die Jahr/Monat-Regel hilft jedoch auch dabei, die spätere Entsorgung auf einen Blick zu prüfen.

Warum sollte man Akten entsorgen lassen?

Unternehmer sollten die Akten hingegen professionell entsorgen lassen. Dies ist meist ohnehin notwendig, denn wenn beispielsweise ein Rechtsanwalt die Akten eines Jahres entsorgt, sind kleinere Gerätschaften bei der Menge durchaus überfordert.