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Wie kann man archivierte Dokumente richtig?
Dokumente archivieren: Warum?
- Legen Sie die Unterlagen, bei denen Sie unsicher sind, in einen Karton.
- Beschriften Sie den Karton mit einer Inhaltsangabe und dem aktuellen Datum.
- Legen Sie ein Datum für die Entsorgung fest.
- Lagern Sie die Kartons so, dass Sie die Beschriftung gut sehen können.
Wie funktioniert elektronische Archivierung?
Generell meint die digitale Archivierung eine Speicherung von Dokumenten auf einem computerbasierten digitalen Datenträger. Hierbei kann es sich sowohl um papierbasierte und nachträglich digitalisierte als auch um rein digitale Dokumente handeln.
Welche Dokumente werden archiviert?
Welche Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden?
- Bücher und Aufzeichnungen (Grundbuch/Journal, Haupt- und Nebenbücher)
- Inventare.
- Jahresabschlüsse (Bilanzen und GuV)
- Lageberichte.
- Eröffnungsbilanz und die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
Sind digitale Archivierung gesetzlich geregelt?
Diverse gesetzliche Vorschriften (u.a. gdpdu, GOB, GOBS, …) zur elektronischen Archivierung lassen sich in 10 Grundsätzen zusammenfassen: Jedes Dokument muss gemäß seiner gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen aufbewahrt werden. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins oder im Archiv selbst verloren gehen.
Was ist der wichtigste Standard für die elektronische Archivierung?
Der wichtigste Standard für die elektronische Archivierung ist das OAIS „Reference Model for an Open Archive Information System“. Das Referenzmodell beschreibt die Funktionen und Komponenten, die für eine langzeitige elektronische Archivierung notwendig sind.
Welche gesetzliche Regelung schreibt das Archivieren von Belegen vor?
Die Pflicht zur Archivierung von Geschäftsunterlagen ist für das Handelsrecht im Handelsgesetzbuch (HGB) und für das Steuerrecht in der Abgabenordnung (AO) geregelt.
Warum sollte das Archivieren von Dokumenten wichtig sein?
Allerdings empfinden viele Unternehmen das Archivieren von Dokumenten als unschönes Thema, da die meisten Aufbewahrungsfristen bei zehn Jahren liegen und dementsprechend sämtliche Dokumente und Belege für eine lange Zeit gelagert und archiviert werden müssen. Akten und Dokumente müssen archiviert werden.
Wie können sie ihre Dokumente digital verwalten?
Um Ihre Dokumente digital zu verwalten haben Sie hauptsächlich zwei Möglichkeiten. Entweder Sie scannen die Dokumente und ordnen Sie auf Ihrem Computer manuell, oder Sie nutzen Apps, die Ihnen die Arbeit größtenteils abnehmen.
Wie kann man elektronische Rechnungen in Deutschland archivieren?
Für in Deutschland ansässige Unternehmen sind elektronische Rechnungen bevorzugt in Deutschland zu archivieren. Auch im EU-Ausland kann in den meisten Ländern archiviert werden. Dafür benötigt man jedoch die Genehmigung der Finanzverwaltung und für Betriebsprüfer muss ein Online-Zugriff aus dem Unternehmen heraus jederzeit gewährleistet sein.
Was müssen sie im elektronischen Archiv nachvollziehen?
Jegliche Änderungen, Überschreibungen oder Löschungen müssen im elektronischen Archiv ordnungsgemäß nachvollziehbar sein. Eine rechtssichere bzw. revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente ist im Falle einer Betriebsprüfung zwingend notwendig, da Sie bei Verstoß mit Bußgeldern oder im schlimmsten Fall sogar Haftstrafen rechnen müssen.